L’achat d’une imprimante professionnelle est un casse-tête tant l’offre est importante et les prix élevés. Comment y voir clair et faire le bon choix sans se ruiner ?

NB : le terme imprimante professionnelle désigne généralement un photocopieur, un copieur, une imprimante laser ou une imprimante multi-fonctions. Les personnes les plus averties vous diront qu'une imprimante laser dotée d'un scan est un photocopieur. C'est exact mais par volonté de simplification, dans cet article nous ne ferons pas la différence entre imprimante laser et photocopieur.

L'imprimante professionnelle est-elle juste une super imprimante ?

Dans une période où le tout digital est en passe de devenir la norme, il existe des activités professionnelles qui ont besoin d’imprimer ou de scanner des documents. C'est notamment le cas des notaires, des avocats, des huissiers, des agences immobilières, des syndics de propriété, des consultants, des géomètres, des formateurs…..

Pour ces professions, faire le choix de s'équiper avec un appareil de qualité est une évidence. Seule l'imprimante professionnelle répond à cette exigence. Il permet d’imprimer et de scanner à des niveaux de qualité, de vitesse et de volume supérieurs à tous les autres équipements, y compris les imprimantes.

L'achat d'une imprimante professionnelle de qualité sans impacter son budget, peut relever du parcours du combattant. Les offres abondent et les prix sont souvent très élevés ce qui rebutera bien des entrepreneurs et surtout tous ceux qui lancent un nouveau business.

Voici quelques indications pour faire le meilleur choix et pour pouvoir parler à connaissances égales avec un vendeur.

Achat d'un photocopieur professionnel

A quoi sert l'imprimante professionnelle de nos jours ?

L'imprimante professionnelle (encore appelé imprimante multi-fonctions) est un appareil qui permet de reproduire, d'agrandir, de réduire, d’imprimer et de numériser des documents, en noir et blanc ou en couleur.

C'est une machine rapide, fiable et efficace que l'on connecte à plusieurs postes de travail (des ordinateurs) via un réseau informatique. Elle travaille rapidement et accepte des tâches lourdes et répétitives. 

Production de documents de qualité

Une imprimante professionnelle permet d’imprimer ou de reproduire selon plusieurs formats, A5, A4, A4R et A3. Elle peut aussi agrandir ou réduire la taille du document original. Elle accepte aussi les étiquettes et les enveloppes. Elle imprime et scanne en recto-verso et la qualité de son travail est réglable en fonction du rendu souhaité. Elle fonctionne avec une gamme de qualité de papier allant du 80g au 200 g.

Les imprimantes professionnelles sont capables d’imprimer des documents particulièrement volumineux et si elles sont équipés d’un finisheur (aussi appelé trieuse), elle peuvent aussi les trier, les plier ou les relier. Cet accessoire est  vendu en option et permet de réaliser la plupart des travaux de reprographie avec vos documents. Ils vous offrent ainsi la possibilité de produire vous-même des dossiers de grande qualité qui impressionneront vos interlocuteurs.

Les imprimantes professionnelles sont des bêtes de somme de l’impression et de la numérisation.

Elles sont conçus pour le faire vite (jusqu’à 80 pages par minute pour les appareils très performants) et pour le faire très bien (qualité d'impression allant jusqu’à 1200 dpi) et enfin pour le faire longtemps (jusqu’à 2 millions d’impression pour les imprimante multi-fonctions de milieu de gamme). 

Grâce à leur performance bien supérieures aux imprimantes simples, les imprimantes professionnelles vous font gagner du temps et de l'argent, tout en produisant un travail de grande qualité. 

Partage et diffusion de l’information

Une imprimante professionnelle permet de partager et de diffuser de l’information facilement et rapidement au sein de votre organisation. Qu’il s’agisse d’imprimer un contrat, de vérifier le rendu d’une présentation ou de scanner des documents, elle est le centre névralgique de votre activité.

En étant reliée au réseau de l’entreprise, l’imprimante multi-fonctions est un outil qui participe à la gestion de l’entreprise. La majorité de vos documents stratégiques passeront par elles, en impression ou en numérisation : factures, devis, mailings, affichages, maquettes, présentations, plans …. Grâce à sa connexion réseau, elle permet le partage de l’information et l’exécution de toutes vos tâches administratives.

Enfin, l'imprimante professionnelle est le point d’entrée unique de la gestion de vos documents dématérialisés (pas de papier). Si vous en avez assez de voir des armoires s’aligner et se remplir de documents que vous êtes tenus de garder 10 ans, la fonction numérisation (scan en anglais) de l’imprimante multi-fonctions va vous permettre de transférer tous vos documents papier sur un support numérique. L’énorme avantage que procure la gestion de documents dématérialisés est dans la facilité de stockage, de recherche et d’édition desdits documents.

Location ou achat d'imprimante professionnelle ?

L’achat d’une imprimante professionnelle est souvent le moyen le plus rentable de s’équiper car la durée de vie de ces machines est longue. Quelle que soit la marque, elles sont conçues pour imprimer entre 1 et 2 millions de pages. Cela représente entre 14 000 et 28 000 pages par mois pendant 6 ans ! C'est beaucoup plus que ce que fait la grande majorité des entreprises.

Un achat amortissable

Votre imprimante multi-fonctions aura donc une durée de vie d'au moins 6 ans dans votre entreprise. Certaines entités le garderont plus de 10 ans. Cet équipement peut donc devenir un poste d'achat amortissable sur plusieurs années.

Mais c'est aussi parce que les imprimantes professionnelles modernes sont conçues pour durer qu'elles sont cheres surtout si vous les achetez neuves. Cela constitue un poste de dépense important (5000 euros et plus) qui nécessite, dans les structures modestes, un véritable plan de financement. Toutes les entreprises ne sont donc pas en mesure d'immobiliser un tel capital.

Louer son imprimante professionnelle pour ne pas alourdir son budget

C'est dans ce cas que la location devient séduisante car elle permet de lisser les charges liées à ce poste. Certains contrats de location longue durée offre même la possibilité de renouveler régulièrement l’appareil et de disposer ainsi en permanence d’un modèle récent.

Que vous décidiez d'acheter ou de louer votre imprimante, pensez qu'il existe une alternative digne d'intérêt à l'achat d'un photocopieur professionnel neuf : le photocopieur d'occasion reconditionné par nos soins.

Pour moins de la moitié du prix d'un appareil neuf, vous disposez d'une machine performante dont la durée de vie sera tout de même d'au moins 5 ans même en cas d'utilisation intensive.

Nos machines sont choisies parmi un parc de machines ayant été peu sollicitées, ce qui nous permet de vous proposer des appareils avec un véritable potentiel. Ne passez pas à coté de cette opportunité.