Comment bien choisir son photocopieur professionnel

Vous voulez choisir le bon photocopieur professionnel ou vous avez besoin d’en changer, notre article répond à vos questions.

Comment bien choisir son photocopieur professionnel ?

Que vous souhaitiez équiper votre nouveau business d’un photocopieur professionnel ou que vous souhaitiez simplement remplacer l’existant, le choix est si vaste qu’il est difficile de bien choisir son photocopieur professionnel. Vous avez le choix entre des dizaines de modèles différents pas si différents les uns des autres et surtout vous avez le choix entre acheter du neuf, de l’occasion ou du reconditionné.

Les critères de performance et de qualité qui s’appliquent aux photocopieurs neufs s’appliquent aussi aux photocopieurs d’occasion. Le choix se portera uniquement sur la qualité de l’occasion et les garanties que vous proposera le revendeur.

Comment bien choisir un photocopieur professionnel neuf ?

Bien choisir un photocopieur professionnel neuf n’est pas compliqué. Toutes les grandes marques (Canon, Konica-Minolta, Xerox, Toshiba, Ricoh, Sharp, Kyocera), sans aucune exception, proposent des matériels de très grande qualité. 

Quelle utilisation souhaitez-vous faire de votre MFP?

Votre réflexion devra plutôt se porter sur l’utilisation que vous souhaitez en faire. Les réponses à ces trois grandes questions vont vous permettre de vous diriger vers un choix plus restreint de modèles:

  • Ai-je besoin d’imprimer en A3? Le format A4 est-il suffisant?
  • Combien d’impressions vais-je faire par mois?
  • La qualité du scanner est-elle importante?

Format et vitesse d'impression

Si vous ne pensez pas imprimer au format A3, bonne nouvelle, votre photocopieur professionnel vous coûtera bien moins cher. En effet une imprimante multifonction A4 neuve est deux fois moins chère qu’un photocopieur A3 (les termes imprimante multifonction et photocopieur désigne la même famille d’appareil).

S’agissant du nombre d’impressions mensuelles il faut estimer si l’on se place au dessus ou au dessous de 4000 pages par mois. En dessous, vous avez accès aux machines d’entrée de gamme (35 ppm et moins), au dessus vous faites appel aux machines plus performantes (40 ppm et plus) donc plus onéreuses.

Et la Gestion Electronique de Documents (GED) ?

La performance de la fonction numérisation de votre photocopieur professionnel est devenue un facteur dimensionnant pour les entreprises qui souhaitent passer à la GED (Gestion Electronique des documents) ou au tout numérique. 

Dans ce cas, soyez exigeants et optez pour un scanner rapide travaillant au moins à 600 dpi. Tous les photocopieurs récents répondent à ce besoin mais certains le font plus ou moins rapidement. Etudiez donc ce point précisément car la rapidité à laquelle vous numériserez vos documents peut considérablement varier en fonction de l’appareil utilisé.

Photocopieur d'occasion ou reconditionné ?

Photocopieur professionnel d’occasion ou reconditionné ?

Si vous lancez une nouvelle activité, il est probable que vous deviez composer avec un budget contraint qui ne vous permet pas de vous offrir un photocopieur neuf. Dans ce cas, optez pour une machine d’occasion. Il en existe beaucoup sur le marché accessible pour une fraction du prix du neuf.

Attention toutefois car dans la catégorie photocopieur d’occasion se cachent deux sous-catégories bien différentes :

  • Le photocopieur professionnel d’occasion,
  • La photocopieur professionnel d’occasion reconditionné (aussi appelé remanufacturé),

La première catégorie est la moins onéreuse mais c’est aussi celle qui peut vous réserver de mauvaises surprises. Soyez donc vigilant et ne vous précipitez pas sur le moins disant, vous risqueriez de trouver la facture salée à moyen terme quand il s’agira de réparer votre appareil.

Choisir le bon photocopieur d’occasion

Le photocopieur professionnel d'occasion est une excellente alternative au photocopieur neuf, probablement la meilleure, notamment si vous souhaitez limiter vos dépenses sur le poste bureautique. Mais attention toutefois, le marché est truffé de mauvaises occasions.

Quel historique a votre photocopieur ?

Le photocopieur d'occasion a eu une vie précédente, généralement de 5 à 6 ans, avant qu’il vous soit proposé. La plupart des imprimantes multifonctions ont une durée de vie se situant entre 1,2 M d’impressions pour les modèles d’entrée de gamme et 2 millions pour le haut de gamme. La première question à poser au revendeur concerne donc le compteur d’impression : combien d’impression ont été réalisée par la machine que vous souhaitez me vendre?

Les pièges à éviter ?

En fonction de cette réponse, certaines pièces d'usure nécessiteront un changement à court ou moyen terme. Autant savoir précisément ce qu’il en est car la facture de remplacement de ces pièces peut s’élever à plusieurs centaines d’euros. N’hésitez donc pas à demander au vendeur des précisions sur l'état des tambours, de la toile de transfert et du four du photocopieur professionnel qu’il vous propose.

C’est bien parce que l’occasion peut réserver de mauvaises surprises que nous vous recommandons de vous équiper d’un photocopieur professionnel d’occasion reconditionné.

Bien choisir son photocopieur reconditionné

Bien choisir son photocopieur professionnel reconditionné

Entre le neuf et l’occasion, le reconditionné est indéniablement le meilleur choix mais aussi le plus compliqué tant l’offre est devenue pléthorique avec des revendeurs de moins en moins scrupuleux.

Les points de vigilance

Un photocopieur professionnel d’occasion est dit reconditionné lorsque la totalité de ses pièces d’usure ont été changées et qu’il a été révisé et nettoyé en totalité. On parle aussi de machine remise à neuf. C’est précisément ce que propose ekopy ce qui lui permet de vous offrir une garantie commerciale pièces et main d’œuvre qui vous rassure sur la qualité de ses produits.

Soyez vigilants, car de nombreux revendeurs présentent des photocopieurs d’occasion comme reconditionnés au motif qu’ils ont été nettoyés et révisés. Ils choisissent des appareils d’occasion ayant peu fonctionné et s’affranchissent ainsi du changement des pièces d’usure. Les photocopieurs qu’ils dédient à cette catégorie sont équipés de pièces ayant un taux d’usure moyen inférieur à 40%. 

Le procédé est certes vertueux car il permet d’utiliser les pièces jusqu’au bout de leur vie et de diminuer la production de déchets électroniques. Mais il doit être complètement transparent vis à vis du futur acquéreur. Et il doit s’accompagner d’un contrat d’entretien pour éviter les mauvaises surprises en cas de panne.

Conclusion

Ne vous laissez pas séduire par les offres à bas prix qui proposent des photocopieurs professionnels d’occasion. Elles cachent souvent des coûts d’utilisation et d’entretien qu’une machine reconditionnée ne nécessite pas. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez que nous vous aidions à choisir votre futur photocopieur.