Comment réduire son budget impression ?

Certaines entreprises voient leurs coûts d’impression atteindre des niveaux qu’elles jugent de moins en moins acceptable. Elles se demandent avec raison comment réduire leur budget d’impression tout en conservant un niveau d'utilisation optimal de leur équipement.

Il existe des solutions pratiques, simples et faciles à mettre en œuvre pour réduire les couts d’impression en particulier ceux liés au coût du papier, au coût de l’encre ou du toner et au coût de vos machines.

Réduire son budget impression

Les bonnes pratiques qui permettent de réduire les coûts d’impression

  1. N’imprimer qui si c’est nécessaire. Avec l’avènement des écrans de très grande qualité et des tablettes, consulter un document ou le partager avec ses collègues ne nécessite plus de l’imprimer. On peut aujourd'hui très facilement lire et annoter un document de plusieurs pages avec des outils numériques et une tablette réduisant ainsi le coût d'impression.
  2. Partager des documents avec ses collègues en utilisant une plateforme de travail collaboratif comme Teams ou Slack permet de réduire considérablement son budget impression et aussi son empreinte carbone en diminuant l’envoi d’emails.
  3. Imprimer systématiquement en recto-verso permet de diminuer jusqu’à 50% la quantité de papier utilisée par vos imprimantes et photocopieurs. Vous pouvez changer les réglages de vos appareils de reproduction et imposer aux utilisateurs d'imprimer en recto-verso.
  4. Attention aux fausses bonnes idées : le papier recyclé est fortement déconseillé car sa texture abrasive use prématurément les pièces en contact avec le papier de vos imprimantes et photocopieuses. Utiliser du papier recyclé aura pour conséquence d’augmenter vos dépenses en impression.
  5. Imprimer en monochrome (noir et blanc) plutôt qu’en couleur. Le coût d’une impression couleur est approximativement 10 fois celui d’une impression monochrome car elle sollicite une quantité plus importante d’encre mais aussi d’organes d’impression dans votre machine.
  6. Passez à l’archivage numérique de tous vos documents y compris les documents comptables. Vous y gagnerez en espace de stockage mais aussi en rapidité de consultation desdits documents. Sans compter le nombre d’impression que vous ne ferez pas. Votre photocopieur est doté d'une fonction scan et est l'outil idéal pour numériser tous vos documents y compris les photos, avec une vitesse et un niveau de qualité parfaits.

 

Adaptez vos équipements d'impression à vos besoins pour réduire votre budget impression 

Vous n’auriez pas l’idée d’acheter un 38 tonnes pour réaliser des livraisons de petits colis dans un rayon de 30 km autour de votre entreprise là ou une camionnette suffirait. Ni même d'équiper tous vos collaborateurs de vélos cargo.

C'est pourtant ce que font une majorité de chefs d'entreprise. Ils achètent une imprimante multi-fonctions surdimensionnée qui leur génère des coûts d'impression astronomiques. A l'opposé, certains, soucieux de limiter les dépenses, équipent chacun de leurs collaborateurs avec une imprimante jet d'encre achetée au supermarché et constatent une envolée du nombre d'impressions, d'achat de cartouches d'encre et de pannes machines. 

Il faut s’équiper au bon niveau. Pour ce faire, il faut d’abord estimer au plus juste votre besoin. Quelle quantité d’impression par mois réalisez-vous ? quelle qualité d’impression est nécessaire ? la fonction photocopie est-elle nécessaire ? combien de scan ou de numérisation de documents faites-vous ? quelle qualité de scan est utile à votre entreprise ? Quel est le format le plus utilisé ? la vitesse d'impression ou de numérisation est-elle un facteur déterminant?

Par exemple, une profession libérale aura beaucoup moins besoin d’impressions qu’une entreprise de communication ou qu’un imprimeur. Ou en tous cas des besoins très différents. Pourquoi dans ce cas les équiper de la même machine?

 

Lorsque vous avez établi avec suffisamment de précision votre besoin en quantité et en qualité, adressez-vous à un expert en photocopieurs et imprimantes multi-fonctions comme Ekopy qui déterminera avec précision et honnêteté le type d’équipement dont vous avez besoin. Nous ne vous vendrons jamais une Rolls si une 2CV suffit. Ce n’est pas le cas de tous les vendeurs sur le marché et nous avons de nombreux exemples pour le prouver.

Rationalisez le nombre d’équipements au sein de votre entreprise et préférez des équipements collectifs comme les photocopieurs plutôt que des imprimantes et scanners individuels. Vous ferez des économies sur votre budget d’impression en diminuant le coût des encres et de la maintenance de chaque appareil. Sans compter le temps passé à dépanner chaque appareil. Vous ferez aussi des bons en qualité et en rapidité d’impression et vous découvrirez qu’un appareil collectif incite à vos collaborateurs à beaucoup moins imprimer.

Optez pour des équipements reconditionnés pour réduire votre budget d’impression 

L’acquisition d’un matériel d’impression neuf peut s’avérer très onéreux même en optant pour la location ou le leasing. A moins que votre gestion d’entreprise vous incite à vous équiper avec du neuf, il est recommandé d’étudier la possibilité d’acheter des équipements reconditionnés. Ce sont des appareils d’occasion récents qui ont été entièrement révisés, nettoyés et remis à neuf. Ils offrent toutes les spécifications des équipements neufs pour seulement une fraction du prix.

Accompagnés d’un contrat d’entretien, ils sont aussi fiables que des matériels neufs et vous assureront des années de fonctionnement sans panne. Ils constituent ainsi une alternative très intéressante à l’achat de neuf et ils sont recommandés à tous les entrepreneurs (euses) désireux de réduire leur budget d’impression et leur empreinte écologique.

 

Réduire ses dépenses d'impression est un véritable projet d'entreprise qui nécessite qu'on y consacre un peu de temps et de réflexion. Entre les apports que de meilleures pratiques permettent et ceux prodigués par une rationalisation des équipements, vous pourriez voir votre budget impression baisser de plus de 30%.